Die neue Art, Büroflächen zu mieten – nachhaltig und maximal flexibel

Das Interview mit unserem Gründer und CEO Dr. Tobias Wagner führte Walter Senk für „Die unabhängige Immobilien Redaktion“. Es erschien dort am 24. Juli 2020.

Was macht ShareYourSpace?

Dr. Tobias Wagner: Büros, Arbeitsplätze, Konferenz-, Meeting- und Schulungsräume sind in der Regel nicht 24/7 belegt, sondern im Schnitt bis zu 70 Prozent der Zeit ungenutzt. Zum Beispiel aufgrund von Leerstand, Teilzeitarbeit, Homeoffice, Out-of-Office-Tage oder zu viel Platz.

Die digitale Plattform ShareYourSpace ist der Marktplatz, um nicht permanent benötigte Bürofläche anzubieten beziehungsweise zu buchen. Er adressiert alle, die Büroflächen besitzen, also sowohl Eigentümer als auch Mieter, und all jene, die temporär Büroflächen brauchen, vom Freelancer bis zu Projektteams großer Unternehmen. Ob ein ganzes Büro für ein Jahr, einen Konferenzraum für ein paar Tage oder einen Schreibtisch für eine Stunde, wo immer, wann immer. Wir haben das Airbnb-Prinzip in die Officewelt übersetzt.

Ihre Mission lautet „Boosting Flexibility + Sustainability In The Office World“. Was bedeutet flexibel?

Wagner: Unsere Plattform richtet sich an alle, die keine langfristigen, starren Mietvertragsobligationen eingehen wollen oder können. Das Business von Vermietern und Mietern ist dynamisch. Flexibel reagieren zu können ist wichtig. Starre Raumlösungen auf Jahre hinaus bilden das nicht ab. Das wäre so, als müsste Ihnen ein Anzug von der Stange perfekt sitzen, und dies auch noch über viele Jahre. Wahrscheinlicher ist doch, dass er irgendwann einmal zwickt oder zu weit wird oder Ihren Vorstellungen nicht mehr gerecht wird.

Die Betreiber von Co-Working-Spaces haben die Notwendigkeit flexibler Lösungen erkannt. Aber sie können naturgemäß nicht überall dort sein, wo Workspace gerade gebraucht wird. Ihre Angebote sind auch naturgemäß weder kostengünstig noch Maßanzug, um beim Bild zu bleiben. Zudem will nicht jeder mit Dritten Schulter an Schulter zusammensitzen. Ein breites, differenziertes Marktangebot an flexiblen Workspaces wird gebraucht – in der Stadt, in der Region. Dies kann nur die Sharing-Economy leisten. Deswegen ShareYourSpace. Wir adressieren den gesamten Bürobestand: alle Standorte, alle Lagen, alle Qualitäten, alle Preisklassen.

Zum zweiten Teil der Mission: Warum fördert ShareYourSpace Sustainability?

Wagner: Weil vorhandene Ressourcen – die gigantischen Bürobestände – besser ausgelastet werden. Damit wird weniger Neubau notwendig. Weniger Verkehrswegebau. Weniger Flächenversiegelung. Gebäude sind weltweit für rund 40 Prozent des Carbon-Footprints verantwortlich. Zudem ist ShareYourSpace eine gute Antwort, um dem täglichen Verkehrsinfarkt zu begegnen. Bereits heute nutzen etwa erste, in der Stadt angesiedelte Arbeitgeber Office as a Service in der Region, um dort Mitarbeitern eine professionelle Büroumgebung zur Verfügung zu stellen und ihnen Wegstrecken zu ersparen. Eine typische Lösung ist: ein Tag in der Zentrale, ein Tag im Homeoffice, drei Tage in einem flexiblen Büro vor Ort – dort, wo die Mitarbeiter leben.

Welche Voraussetzungen müssen die Büroflächen haben?

Wagner: Ein Rohbau geht natürlich nicht. Die Büroflächen müssen arbeitsbereit sein – plug and work. Ich denke, damit ist alles gesagt. Temporäre Möblierung und IT as a Service können ShareYourSpace-Partner stellen.

Wie lange ist die maximale Mietdauer?

Wagner: Der Flächenanbieter definiert auf der Plattform für sein Angebot die kürzeste und die maximale Mietzeit, Letztere in der Regel höchstens ein Jahr. Der Flächennachfrager bucht das Angebot, das zu ihm passt: zeitlich, preislich, örtlich, in der richtigen Größe. Ändert sich sein Bedarf, findet er eine neue, passendere Lösung. Natürlich werden langfristige Mietverträge nicht verschwinden, aber Office as a Service wird immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Wie sehen die Mietverträge aus?

Wagner: Unsere Plattform bringt die Anfragenden und die Anbieter zusammen, ShareYourSpace ist nicht Vertragspartei. Zustande kommt der Mietvertrag technisch und rechtlich durch die Annahme der Buchungsanfrage eines Nachfragers durch den Flächenanbieter. Das Prinzip kennen Sie von Booking und Airbnb. Der Anbieter beschreibt sein Flächenangebot, einschließlich etwaiger Services und Bedingungen – das wird mit der Buchung Vertragsgegenstand. Darüber hinaus haben die Vertragsparteien immer die Möglichkeit, ergänzende Dokumente auf der Plattform einzustellen und zur Bedingung zu machen. Es stellt sich aber die Frage: Wie viel Vertrag ist sinnvoll? 

Was verständlicherweise wenig erfolgreich war und ist, zeigt ein Beispiel aus der Praxis: Ein Konzern, der für seine Flächen speziell Start-ups wollte, schrieb Vertragsdokumente mit mehreren Hundert Seiten vor. Welches Start-up hat die Zeit und das Know-how, sich einer solchen rechtlichen Komplexität zu widmen? Die Verträge werden in Zukunft praktikabel und einfach sein, und wenn sie zu komplex sind, wird sie der Markt nicht annehmen.

Sie sind überzeugt, dass Sharing funktioniert?

Wagner: Sharing funktioniert längst und ist in vielen Bereichen Alltag. Denken Sie nur an Unterkünfte oder Mobilität, an Airbnb oder Uber. Die großen Trends befeuern Sharing: Digitalisierung, Kultur- und Wertewandel – Stichwort Nutzen statt Eigentum, Everything as a Service, Nachhaltigkeit, Nachhaltigkeitsbewusstsein und speziell in der Bürowelt New Work, Collaboration, Co-Working. Zudem wirkt in der Arbeitswelt die Covid-19 Pandemie wie ein Verstärker. 

Am Büromarkt ist Sharing zwar noch vergleichsweise neu, und wir stehen erst am Anfang dieser Entwicklung. Aber das Prinzip von Sharing muss nicht mehr erläutert werden, und zunehmend mehr Menschen und Firmen wollen eben nur zahlen, wenn und solange sie etwas nutzen. Vor zehn Jahren wäre es noch zu früh gewesen, Büroflächen auf diese Art zu vermitteln. 

Schlagen Sie die Brücke zu Airbnb, da waren viele anfangs auch der Meinung, dass das nicht funktionieren kann: Es sei doch undenkbar, dass jemand seine private Wohnung fremden Menschen zur Verfügung stellt! Wohnzimmer, Schlafzimmer, Bad! Die Zweifler hatten erwiesenermaßen nicht recht.

Bei unserem Konzept ist die Idee ähnlich, aber es geht um andere Themen. Nicht um die Privatsphäre, sondern um Sicherheit und Datenschutz. Das steht insbesondere für die Vermieter im Vordergrund. Deshalb ist der favorisierte Buchungsweg auch der, bei dem die Buchung erst durch Annahme der Mietanfrage durch den Vermieter zustande kommt. Der Vermieter weiß, wer sein Gast auf Zeit sein wird – nach dem Motto „Know your customer, know your partner“. Der Vermieter steuert also, wen er zulässt und wen nicht – etwa keinen Konkurrenten oder nicht die Rolling Stones für die Releaseparty ihres neuen Albums. Transparenz des Mieters und Kontrolle sind für den Vermieter ganz wichtig.

Warum soll jemand Flächen zur Verfügung stellen?

Wagner: Da gibt es mehrere gute Gründe. Die wichtigsten sind:

Erstens kann ich mit nicht ausgelasteten Flächen Geld verdienen, ohne zusätzlich investieren zu müssen. Ein Beispiel: Ein Start-up hat nur ein Büro gefunden, das zu groß ist, und geht davon aus, im Laufe der Zeit hineinzuwachsen. Hier zählt jeder Cent, den man spart, indem die noch nicht genutzten Flächen weitervermietet werden. Fläche ist nach Personal und IT in der Regel der drittgrößte Kostenfaktor.

Zweitens kann sich das Unternehmen Mieter ins Büro holen, die zum eigenen Unternehmen passen, und so im Idealfall auch Synergien nutzen. Ein simples Beispiel: Der Architekt hat wahrscheinlich Interesse an einem Statiker. Von Vermieter und Mieter zum Erfahrungsaustausch zum gemeinsamen Projekt zum gemeinsamen Business. Dies ist bei ShareYourSpace heute schon möglich: Der Anbieter der Bürofläche definiert seinen Wunschmieter, Stichwort Matching. Dadurch wird zielgerichtete Kollaboration in der Fläche möglich.

Drittens: ShareYourSpace ist eine Chance, die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen, dies wie bereits erläutert durch Office as a Service in Mitarbeiternähe.

Der vierte Punkt ist Engagement für Nachhaltigkeit. Gutes tun und auch kommunizieren. Klimaschutz ist eine, vielleicht die zentrale Herausforderung unserer Zeit. Das nachhaltigste Gebäude ist das, das nicht gebaut werden muss. Keine Lösung ist, neue zertifizierte Gebäude auf die grüne Wiese zu stellen und deren Nachhaltigkeit zu preisen. Die Antwort auf die Frage, wie mehr Nachhaltigkeit erreicht wird, kann nur im Bestand liegen. Die Welt ist bebaut, und es muss uns gelingen, diese Flächenressourcen effizienter zu nutzen. Der Hebel ist gigantisch. Es gibt fast eine Milliarde Quadratmeter Bürofläche allein in der DACH-Region, die eben nicht durchgehend ausgelastet ist.

Seit wann gibt es die Plattform?

Wagner: Die Unternehmung haben wir im Frühjahr 2019 gestartet, unter anderem mit dem Asset-Manager der Commerzbank-Gruppe – der Commerz Real AG – als Gründungspartner. Die Plattform ist dann Ende letzten Jahres online gegangen.

Welchen Nutzen hat die Commerz Real?

Wagner: Die Digitalisierung und die Forderungen nach mehr Flexibilität seitens der Mieter fordern auch das Asset-Management. Mit ShareYourSpace hat die Commerz Real einen komplementären Mehrwertservice, um Bestandsmieter zu pflegen und Neuvermietung zu erleichtern. Ersteres, wenn dem Mieter die Möglichkeit eingeräumt wird, seine Freiräume wirtschaftlich zu nutzen, etwa indem er sie durch temporäre Untervermietung monetarisiert oder durch gezielte Kollaboration. Zweiteres, wenn einem potenziellen Kunden angeboten wird, seine nicht genutzten Flächen weiter zu vermieten.

Ein Blick in die Zukunft.

Wagner: Die wird auf jeden Fall spannend. Wir erleben einen kulturellen Digitalisierungsschub. Planungssicherheit wurde durch die Pandemie und ihre ökonomischen Folgen pulverisiert, Flexibilität ist wichtiger denn je. Der jahrelange Vermietermarkt dreht in einen Mietermarkt. Der Flächenkostendruck ist durch Corona deutlich größer geworden. Homeoffice hat noch einmal an Bedeutung gewonnen und schafft noch mehr Freiräume bei Flächen. Zudem sind Klimaschutz und Verkehrsentlastung noch nicht bewältigte Herausforderungen. Viel fließt also zusammen und wird zu einem mächtigen Strom, der den Büromarkt grundlegend verändern wird.